Ik gebruik de GoogleDocs omdat ik achter ieder computer kan werken met de zelfde documenten. Dat is noodzakelijk voor dingen waar ik op het werk en thuis aan wil werken. Ik mis echter integratie met de
1. Waarom is een bericht/email iets heel anders dan een document? Eigenlijk wil je gewoon beginnen met het typen van een document en dan pas later besluiten of je jouw tekst naar iemand gaat opsturen (bericht). Ook wil je dan pas kiezen tussen het rondsturen van kopieën van het document, of dat je het document delen. Als je besluit het document te delen wil je kunnen kiezen of anderen alleen kunnen lezen, of ook schrijven.
2. In het verlengde van het voorgaande vind ik het jammer dat emailberichten en documenten nu op verschillende manieren beheerd worden. Mail met behulp van labels, documenten met behulp van folders. Liefst maak je voor documenten en mail van dezelfde labels gebruik.
Implicatie van het voorgaande is dat ik kan beginnen met schrijven (drafts) en het “ding” opsturen (sent mail), of delen (shared items?). Als ik het wil bewaren, kan ik er dan voor kiezen het te labelen (finished?) en eventueel met “archive” uit de view te laten verdwijnen waarin ik werk.
Dat is ideaal in situaties waar je creativiteit niet gestoord mag worden , of je zaken gewoon heel snel moet afhandelen. Het is dan cruciaal dat je op het moment dat je iets te binnen schiet gelijk kunt gaan schrijven. Later wil je niet belemmerd worden door beperkingen die opgelegd worden door de vorm die je gekozen hebt (document, bericht, task).
Google Calendar
De google-agenda is prettig en vergelijkbaar met bestaande agenda software. Specifiek voor google is dat je de agenda makkelijk kunt delen, of je abonneren op een bestaande agenda, over het web.
Toch denk ik dat het werken met de agenda sneller en flexibeler kan worden door verdere integratie met
Gmail:
Een kalender gebruik je over het algemeen voor afspraken die je niet wil vergeten en bezigheden die je wil plannen.
Afspraken:
Deze kunnen heel eenvoudig zijn. Dan is een paar woorden genoeg om de afspraak te omschrijven. Vaak wil je echter een agendapunten vastleggen, of documenten meenemen in de afspraak om te bespreken. Voor de samenwerking is het handig als je deze documenten kunt rondsturen, of delen, naar de genodigden. Ook in dit geval is het dus praktisch als je kunt beginnen met schrijven/brainstormen, en pas later kunt besluiten het document te verzenden, delen, en te koppelen aan een bepaald moment en plaats (kalender functie).
Werkzaamheden:
Werkzaamheden voor je zelf in je agenda zijn niet wezenlijk anders dan “tasks”. Enig verschil is dat bijna alle software het begrip “task” implementeert als een to-do item zonder vast tijdstip waarop deze uitgevoerd moet worden. Wat is eenvoudiger dan een task een datum geven en hem daarmee “promoveren” tot agenda-item?
Wat betekent zulke integratie voor de workflow?
Wat zich hier begint af te tekenen is een online applicatie waarin ik kan beginnen met schrijven, zonder al eeen keus gemaakt te hebben voor een email, een document, een task of een afspraak. Dit kan door de functionaliteit die hoort bij deze verschillende begrippen gewoon altijd allemaal ter beschikking te stellen. Dit kan vrij eenvoudig omdat het om een beperkte set van functies gaat.
- een nieuw item maken (niet om een naam vragen, in de achtergrond automatisch opslaan)
- tekst schrijven
- het item delen met één of meerder personen
- het item versturen naar één of meerder personen
- het item ’schedulen’ voor een datum/tijd
- een plaats kiezen voor het item (integratie met maps?)
Deze werkwijze maakt het ook logisch dat je agenda items op de zelfde manier beheert als mail: door middel van labels en de archive-knop. Dit maakt het mogelijk om een soort getting-things-done systeem toe te passen (labels: @home, @work, @shopping), of je items te filteren op verschillende manieren (een label per project? per leverancier? Zou een locatie misschien ook een label kunnen zijn?!!).
Ik vraag mij dan ook af of je mail, docs en agenda dan ook nog wel in verschillende schermen wilt hebben. Ik kan mij voorstellen dat ik een scherm heb waarin ik zie wat anderen mij toesturen of met mij delen (Inbox), in hetzelfde scherm kan ik zien waar ik mee bezig ben (Drafts), dingen die ik nog moet doen (Unscheduled Calandar Items), en bijvoorbeeld de dingen die voor deze week in de agenda staan. Waarbij ik mij afvraag of items in de inbox niet gewoon dingen zijn die vandaag op de agenda staan…
Bijlagen
Word kent al de mogelijkheid om een document zelf als mail te versturen of als bijlage. Wanneer je een document wilt delen zou je op de zelfde manier een mail kunenn sturen, waarin de bijlage slechts een link is. Omdat we hiervoor al besloten dat het verschil tussen een mail en een document zinloos is verstuur je dan feitelijk een document met een link naar een document. De mogelijkheid om het ene doument in het ander te linken (als kopie of gedeeld) heeft Office al jaren. Op de lokale computer is deze functionaliteit echter vrij zinloos. In een online omgeving is dit echter wel heel krachtig, en als je daar het idee bijvoegd dat je door het typen van de link naar een niet bestaand document dit document aan zou kunnen maken, dan beginnen de grenzen tussen document en wiki te vervagen.
Conclusie
De online diensten van Google zijn ieder voor zich sterk. Maar ik denk dat er nog heel wat te winnen valt met meer integratie.
Vriendelijke groet,
Huddie Klein
